GTD - Parte 1

Como não poderia deixar de ser, um dos primeiros posts desse blog teria que incluir o GTD.

Aqui no Brasil o método GTD ainda é bastante desconhecido, mas as coisas estão mudando. GTD é a abreviação de "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity", o nome de um livro muito popular (bestseller) nos Estados Unidos. Foi escrito por David Allen, consultor gerencial e treinador de executivos para o método que desenvolveu. No Brasil o livro foi lançado em 2001 com o título "Produtividade Pessoal - A arte da produtividade sem stress" e depois relançado pela Editora Campus em 2005 com o novo nome "A Arte de Fazer Acontecer - Uma Fórmula Anti-stress para Estabelecer Prioridades e Entregar Soluções no Prazo".

Mas o que faz esse GTD ser tão especial? Na verdade ele é um sistema organizacional que consiste numa série de etapas e hábitos que devem ser incorporados no dia a dia para que se possa ter uma vida mais produtiva e sem stress. Na verdade tudo o que o livro aborda são várias dicas de puro bom senso, mas que reunidos transformam-se numa metodologia bastante eficaz.

Basicamente, a metodologia consiste em colocar num sistema confiável (agenda, caderno, software) tudo o que temos na cabeça. Todos os nossos compromissos e pendências pessoais ou profissionais, todos os nossos projetos atuais e futuros, todos os nossos desejos, tudo, tudo mesmo! Com isso nossa mente se libera do esforço permanente para lembrar de tudo isso e podemos finalmente relaxar e conquistar o nirvana da falta de stress. E com a cabeça liberada desse esforço, podemos por fim ser muito mais criativos e produtivos ao resolver problemas e tomar decisões. A premissa principal do sistema é que nossa capacidade de ser produtivos é diretamente proporcional à nossa capacidade de relaxar. Só quando nossas mentes estão claras e nossos pensamentos organizados é que podemos atingir a produtividade sem estresse e liberar o nosso potencial criativo.

Ao contrário de outros especialistas em gerência do tempo, David Allen não dá ênfase à priorização das tarefas. Ao invés disso, ele prega a criação de listas de tarefas que são específicas a um contexto. Por exemplo a criação de uma lista de ligações telefônicas a se fazer ou de tarefas a serem feitas no computador. Ele também sugere que toda a nova tarefa que possa ser executada em menos de dois minutos deve ser realizada imediatamente ao invés de ser incluída numa lista.

A psicologia do GTD baseia-se em tornar fácil e divertido o arquivamento, busca e recuperação de todas as informações relacionadas às tarefas que você precisa fazer. Allen sugere que muitos dos bloqueios mentais que temos para realizar algumas atividades são causados por uma insuficiência de planejamento inicial. Por exemplo, para cada projeto é necessário estabelecer inicialmente o que se quer obter quando se terminar o projeto e quais ações específicas são necessárias para se atingir esse objetivo. De acordo com Allen é muito mais prático pensar em tudo isso antes de iniciar o projeto e gerar a lista de ações que serão necessárias para que mais tarde possamos executá-las sem maiores planejamentos.

Exercício para a mente

Recebi esse email ontem e como não resisto a um bom probleminha, coloquei mãos à massa e resolvi na terceira tentativa.

Um ônibus tem 7 garotas dentro. Cada garota tem 7 mochilas. Dentro de cada mochila, tem 7 gatos grandes. Cada gato grande tem 7 gatos pequenos. Todos os gatos tem 4 pernas cada.

Pergunta:
Quantas pernas tem dentro do ônibus?
Obs: para este problema considere patas = pernas.

Pilhas recarregaveis

Hoje em dia as pilhas recarregáveis são uma realidade na vida de todos nós. Eu mesma tenho pelo menos umas 10 pilhas dessas. Uma dica simples do David Allen, que implementei desde o momento que a li, e tem funcionado maravilhosamene desde então, é a seguinte:

Coloque um elástico em volta das suas pilhas recarregadas. Desta forma você poderá diferenciar facilmente as pilhas carregadas e saberá quais precisam ser recarregadas. Chega de ter que testar todas as pilhas a cada vez que precisa de uma! E ainda tem a vantagem de não ser pego de surpresa com todas as pilhas descarregadas. Você sabe, a lei de Murphy sempre ataca nos piores momentos.

Etiquetas alinhadas

Recebi uma dica simples que apliquei imediatamente nas etiquetas das minhas pastas de arquivos: Colocar as etiquetas de todas as pastas suspensas de arquivo na mesma posição. A posição fica ao gosto do freguês. As minhas estão todas na direita, como na foto ao lado. É impressionante como essa pequena mudança facilitou a visualização das pastas. Especialmente se o seu arquivo é cheio como o meu e as etiquetas nem sempre ficam visíveis. Agora só preciso verificar o lado direito das pastas para encontrar a que procuro.

Ao invés de seus olhos ficarem vagando da direita para a esquerda, você olha em apenas uma direção. Quem quiser pode conferir o filminho da Smead. É em inglês, mas é fácil de entender pelas imagens.

Outra dica que eles dão é de se usar cores para separar as pastas em blocos e facilitar ainda mais a localização das pastas. Apesar de achar isso lindo, acredito que este tipo de uso de cores depende muito do tipo de organização dos arquivos. Isso, além do fato de que aqui no Brasil não encontramos tanta variedade de material para arquivamento de documentos. Nem mesmo as tão famosas "Manila Folders" dos americanos são facilmente encontradas por aqui. Mas já descobri que isso é uma questão cultural e que na Europa elas também são difíceis de serem encontradas.

Começando...

Faz tempo que pretendia ter um blog. Na verdade fiz algumas tentativas anteriores que não foram adiante, especialmente por serem blogs muito pessoais. Dessa vez pretendo que este blog concentre as muitas pesquisas que faço sobre um tema que me persegue: organização. Por organização, entenda-se tudo o que ela engloba, incluindo produtividade, administração do tempo, organização pessoal e profissional etc.

Sempre fui uma pessoa muito organizada, o que não quer dizer que minha casa seja um primor de arrumação. Para mim, organização e arrumação são duas coisas bem distintas. Consigo encontrar qualquer documento que precise, porém tenho que vasculhar algumas pilhas de papel e pastas até o encontrar. Nada se perde, porém só eu consigo encontrar alguma coisa na minha bagunça. Fico imaginando uma situação de emergência em que eu precise que alguém encontre documentos importantes e me dá um pânico!

Meu maior problema, portanto é a bagunça! Essa por mais que eu tente não consigo combater definitivamente. Dessa forma, estou sempre em busca de dicas para implementar no meu dia a dia que me ajudem a pelo menos melhorar esta minha deficiência.

Tenho também um outro problema sério: procrastinação. E como boa parte dos procrastinadores, também sou perfeccionista. Para quem não sabe, o perfeccionista prefere simplesmente não fazer um trabalho ou tarefa se não puder fazê-lo perfeitamente.

Bom, depois dessa apresentação, espero que os objetivos deste blog e minha meta estejam claros: combater a procrastinação, lidar de uma forma positiva com o meu perfeccionismo e poder finalmente controlar a minha bagunça e tornar-me realmente organizada. E isso tudo visando também um melhor aproveitamento do meu tempo e uma maior produtividade.

Espero que consiga trazer assuntos interessantes a todos.