GTD - Parte 2

O sistema está dividido em três etapas (ou modelos):

1. Modelo de fluxo de trabalho
2. Modelo de seis níveis de foco
3. Modelo de planejamento natural

O primeiro modelo, que é a parte principal de toda a metodologia, é um método composto por cinco etapas para administrar o fluxo de trabalho (workflow), que é utilizado para ter controle sobre todas as tarefas, projetos e compromissos que você tenha ou queira fazer.

1. Coletar
   
2. Processar
3. Organizar
4. Revisar
5. Fazer
   

Parece simples, e é. O problema é nos habituarmos a cumprir este fluxo de trabalho constantemente para que nada fique fora dele e, principalmente, que não deixemos de cumprir nenhuma das cinco etapas. É importante salientar que a qualidade desse fluxo de trabalho será tão boa quanto o elo mais fraco dessa corrente de cinco etapas. ou seja, é preciso que as cinco etapas estejam integradas e tenham a sua atenção igualmente. Caso contrário a corrente se quebra e seu fluxo de trabalho deixa de ser eficaz.

Outro ponto importante é manter separadas cada uma dessas fases de modo que não se confundam. O ideal é trabahar em cada uma delas separadamente. Para facilitar o entendimento, coloco aqui o modelo do fluxo de trabalho em inglês, que já dá uma boa idéia do modelo:


O método:


O segundo modelo refere-se à revisão de seu trabalho e definição de suas prioridades. David Allen sugere seis diferentes perspectivas para lhe ajudar a definir suas prioridades e faz uma analogia aeroespacial:

• 50,000+ pés: Metas de vida
• 40,000 pés: visão para três a cinco anos
• 30,000 pés: Metas para os próximos um a dois anos
• 20,000 pés: Áreas de responsabilidade (Família, lazer)
• 10,000 pés: Projetos atuais
• Pista de pouso: Ações atuais

Estes seis níveis de foco devem ser levados em consideração ao se fazer a revisão semanal e a perspectiva ganha ao utilizá-los deve guiar as suas prioridades, que por sua vez determinarão a prioridade de cada tarefa individual.

Os dois primeiros modelos devem ser suficientes na maior parte do tempo para se ganhar controle e perspectiva sobre a maioria das tarefas e projetos em andamento. Porém, em alguns casos, um maior planejamento é necessário. Assim temos o terceiro modelo, planejamento natural, que tem um foco mais vertical para as tarefas e projetos. O planejamento natural consiste de cinco estágios:

1. Definição do objetivo
2. Visualização do resultado
3. Brainstorming
4. Organização
5. Identificação das próximas ações

Primeiro deve-se estabelecer o porquê de se fazer o projeto ou a tarefa. A seguir deve-se imaginar que o projeto ou a tarefa já esteja completa. Qual o resultado desejado com aquela trefa ou projeto? Uma vez que se saiba o "porquê" e "o quê" se quer que aconteça, o mecanismo do "como"entra em ação. É a hora do brainstorming (ou chuva de idéias). É preciso capturar todas as idéias em papel. Uma forma muito interessante de se fazer o brainstorming é utilizando Mapas Mentais (Mind Maps). Mas isso e'assunto para outro post. Após o brainstorming é preciso organizar de forma lógica as idéias que apareceram. É preciso determinar quais coisas precisam acontecer para criar o resultado final, em que ordem elas devem ocorrer e quais os principais elementos para assegurar o sucesso do projeto.

Finalmente, o estágio final do planejamento natural refere-se às decisões necessárias para que o projeto siga seu curso. A pergunta principal nessa etapa é: Qual a próxima ação?

(continua...)