Recebi no grupo FLYingInBrazil uma mensagem com essa dica maravilhosa. É um organizador de bolsas super fácil de se fazer e que mantém a bolsa organizadinha, com tudo no seu lugar. O melhor é que facilita muito na hora de se mudar de bolsa. Só mulher sabe como isso é chato de se fazer!
Com o incentivo das participantes, me animei a perder a coragem de usar minha máquina de costura e fui à luta! Comprei tecidos, mandei revisar a máquina, baixei o manual da máquina pela internet e aprendi a usar o básico (encher a bobina, colocar a linha na máquina etc.).
Finalmente posso apresentar aqui o resultado de minha arte! Estou orgulhosíssima do que fiz. O passo a passo pode ser encontrado no site The Giving Flower.
Usei tecidos de patchwork e coloquei uma entretela termocolante em cada um dos lados para dar mais firmeza. Pode-se fazer também usando manta acrílica (acrilon), mas aí era demais para mim. Quem sabe no futuro?
O organizador maior eu fiz seguindo as minhas necessidades e os menores foram feitos do tamanho indicado pelas instruções.
domingo, 25 de novembro de 2007
Organizador de bolsas
GTD - Capítulo 1 do Livro
Participo há algum tempo de um grupo de discussão sobre o GTD (o link para o grupo está na lateral). O grupo resolveu recentemente reler o livro e discutir cada capítulo. Me animei e acabei fazendo um resumo do primeiro capítulo do livro e resolvi postar a mensaem aqui, para que não se perca. Espero que seja útil.
A seguir David descreve sucintamente o método em dois objetivos:
1- Capturar todas as coisas que precisam ser feitas sejam elas presentes ou futuras, grandes ou pequenas. Tudo, absolutamente tudo deve ser capturado em um sistema confiável e fora de sua mente.
2 – Habituar-se a tomar decisões rápidas sobre todas as tarefas e projetos que estão em sua vida, de modo a se ter sempre uma próxima ação que pode ser cumprida ou renegociada a qualquer momento.
David fala rapidamente uma coisa que eu não tinha prestado atenção da primeira vez que li o livro Ele diz que você pode usar o sistema integralmente no seu dia-a-dia ou apenas como um guia para entrar novamente nos trilhos quando precisar ter um maior controle sobre sua vida e seus projetos.
Depois vem a explicação do porquê os métodos tradicionais não funcionarem. David explica que as agendas não dão conta de tudo o que precisamos organizar (apenas uma parte) e que as “to do lists” (listas de tarefas) combinadas com simples códigos de prioridades são inadequadas para lidar com o volume enorme e diverso das suas coisas a fazer. E mais, que essas listas de tarefas e prioridades vão literalmente para o espaço quando aparece algum imprevisto.
A determinação das prioridades de cima para baixo, de acordo com os ensinamentos de Franklin-Covey, ou seja, determinar seus valores, gols, papéis, etc, também não fuciona de forma eficaz, sendo preferível trabalhar de baixo para cima, ou seja, primeiramente definir as tarefas mundanas do dia a dia, depois especificar e clarificar seus projetos e ir subindo nessa escala até chegar ao topo, que é sua missão de vida. Para isso Allen faz uma analogia aeroespacial da seguinte forma (obs: coloco aqui também alguns comentários que tirei dos CDs do DA – GTD Fast):
• Pista de decolagem – Tarefas e ações atuais, reuniões, compromissos, emails, etc. São suas tarefas do dia-a-dia.
• 10.000 pés de altura – Seus projetos atuais nos quais está trabalhando e que precisam de definições e esclarecimentos
• 20.000 pés de altura – Suas áreas de responsabilidade (aqui entram os papéis que você desempenha – pai, marido, filho, amigo, administrador, comerciante, vendedor etc.)
• 30.000 pés de altura – Metas para 1 a 2 anos – Onde você quer estar daqui a 1 ou 2 anos?
• 40.000 pés de altura – Metas para 3 a 5 anos a partir de agora. Esta é a vida que você quer levar? Qual sua visão da vida? O que você quer mudar?
• 50.000 pés de altura - Valores e missão de vida – Qual sua função na vida e como você está se saindo?
David dá algumas razões do porque essa aproximação de baixo para cima ser mais eficaz:
1 – Com toda a distração dos compromissos e tarefas do dia-a-dia fica difícil se concentrar nos níveis mais elevados.
2 – Se você está desorganizado agora provavelmente terá uma resistência grande de abraçar grandes projetos, especialmente que envolvam uma mudança de vida e que por sua vez causariam mais estresse.
3 – Quando os níveis mais altos são determinados e esclarecidos, nossos padrões de exigência ficam mais elevados e isso nos faz perceber a quantidade de mudanças que são necessárias em nossa vida, o que causa ainda mais estresse quando já temos milhares de outras coisas para fazer..
David diz que um sistema tem que levar em consideração não somente a visão macro de nossa vida, mas também todos os pequenos detalhes e tarefas. O sistema tem que ser capaz de administrar todo o tipo de prioridades e controlar tudo o que precisamos fazer diariamente.
Uma coisa que achei interessante é quando ele diz que o sistema tem que tornar fácil poder fazer as coisas que são necessárias e que tem ser capaz de economizar mais tempo e esforço do que o tempo necessário para mantê-lo. Acho que essa é uma dificuldade grande dos iniciantes, que perdem muito mais tempo acertando o sistema do que efetivamente fazendo as coisas que tem que fazer.
Agora chega a parte que eu mais gosto: A Mente como Água! Esse é o meu objetivo atual na vida. O estado de mente como água não quer dizer uma mente vazia ou descansada. Quer dizer que sua mente estará pronta a reagir a qualquer estímulo e a reação será extamente proporcional ao estímulo e seu controle será total sobre o estímulo e sua reação. Se sua mente está como água você está num estado de focar apenas no estímulo e sua solução e de concentrar no problema em questão e assim que ele for resolvido voltar ao problema anterior ou se concentrar na próxima tarefa a fazer. Isso quer dizer que quando se é interrompido por um telefonema com um problema, por exemplo, nossa mente é capaz de reagir na medida exata do problema (nem mais nem menos) e se concentrar em resolver o problema para poder voltar ao que se estava fazendo antes.
O capítulo passa a tratar agora dos compromissos que assumimos conosco mesmos e da maneira como gerenciamos esses compromissos. David diz que cada compromisso que assumimos seja ele grande ou pequeno, vai ocupar uma parte de nossa mente, mesmo que subconscientemente. Esses compromissos são os “open loops” ou pendências (prefiro esse termo ao utilizado no livro traduzido para o Português), que são aquelas coisas que ficam na sua cabeça e volta e meia você se lembra delas, geralmente quando você não pode fazer nada a respeito. As suas pendência podem incluir grandes projetos (construir uma casa) ou pequenas coisas do dia-a-dia (comprar pão). Tudo é pendência igualmente.
Para poder lidar com as milhares de pendências que todos temos, é preciso primeiro identificar e coletar todas essas pendências, tirando-as de sua cabeça, e depois planejar como se livrar delas.
Você precisa adquirir os três hábitos a seguir para conseguir administrar eficientemente todos os seus compromissos:
1 – Se algo está na sua cabeça, sua mente não está limpa. Tudo o que você considerar inacabado ou pendente de alguma forma deve ser capturado em um sistema confiável fora de sua cabeça.
2 – É preciso definir exatamente qual é seu compromisso e decidir o que você precisa fazer para cumpri-lo.
3 – Após decidir quais ações são necessárias para cumprir o compromisso é preciso ter lembretes organizados em um sistema que seja revisado frequentemente.
David explica que não somos ensinados que devemos pensar no nosso trabalho antes de fazê-lo, mas que pensar e visualizar os resultados é uma das melhores formas de realizar nossos desejos.
Porque as coisas ficam na nossa cabeça? Geralmente porque queremos que essa coisa seja diferente do que é e não nos demos ao trabalho de esclarecer exatamente o resultado que queremos e também não decidimos qual é a próxima ação física necessária para atingir o resultado final e não temos lembretes sobre o resultado final ou da ação necessária em um sistema confiável. Até que isso seja feito, você continuará a se lembrar dessa coisa durante as mais diversas horas do dia e geralmente numa hora em que você não pode fazer nada a respeito.
Quando você coloca as coisas já decididas num sistema confiável e com lembretes, você automaticamente apaga essas coisas da sua cabeça e ela pode ficar livre para pensar em coisas mais produtivas. Enquanto houver alguma pendência em sua cabeça, sua mente trabalhará sem parar até que a pendência seja resolvida ou colocada no sistema confiável. Nossa mente não é inteligente, ou seja, ela insiste em mandar lembretes sobre pendências em horas impróprias, quand nada pode ser feito. O que precisamos é ser lembrados das coisas quando podemos fazer alguma coisa sobre elas. É um desperdício de energia ficar lembrando de coisas fora de contexto.
David passa agora a tratar das “coisas” ou “tralhas” (stuff no original). A definição que ele dá para “coisas” é: tudo o que você permite que entre no seu mundo (psicológico ou físico) e que não pertence onde está, mas sobre a qual você não tomou ainda nenhuma decisão sobre o resultado final e sobre a próxima ação. Enquanto a “coisa” é uma “coisa” ela não é controlável. A maioria das listas de tarefas são listas de “coisas” e não listas de tarefas que precisam ser feitas. Essas listas são apenas lembretes parciais de um monte de coisas não resolvidas, mas que não foram transformadas em “resultados” e “ações”.
O segredo para conseguir administrar suas “coisas” é administrar suas “ações”, ou seja, tomar decisões sobre o que fazer em seguida a qualquer hora do dia.
Você não pode fazer um projeto. Você só pode fazer ações relacionadas a um projeto. Enquanto você não esclarecer e definir os projetos e quais as próximas ações necessárias para tocá-los adiante, você se sentirá estressado sabendo que tem um monte de coisas para fazer, mas ainda sem saber exatamente o quê. O nosso maior problema não é falta de tempo para tocar os projetos, mas falta de definições sobre eles.
David Allen explica que se deve manter controle dos compromissos horizontal e verticalmente. O controle horizontal serve para manter uma coerência entre todas as atividades em que está envolvido (trabalho, casa, etc). Para isso você precisa ter um sistema que possa controlar todas essas atividades, fornecendo as informações necessarias e permitindo que você mude seu foco de uma atividade para outra rápida e facilmente.
O controle vertical, por outro lado, é a administração de itens e projetos individuais. É o chamado “planejamento de projetos”. É focar em uma única situação ou pessoa ou problema e pensar em todas as idéias, detalhes, prioridades, sequência de ações que são necessárias para levar adiante o projeto.
Para finalizar o capítulo, David Allen enfatiza mais uma vez a importância de tirar tudo da sua cabeça. Para isso é preciso capturar 100% de todas as “coisas” em locais apropriados e não na cabeça. E isso se aplica a tudo, sejam coisas grandes ou pequenas, pessoais ou profissionais, urgentes ou não.
David Allen faz uma analogia da memória de curto prazo de nossa mente à memória RAM dos computadores. Como a RAM, esse espaço na nossa mente é limitado e não é capaz de guardar um monte de “coisas” e ainda sobrar espaço para seu cérebro fucionar num nível elevado de pensamento. A maioria das pessoas fica com a mente explodindo de coisas e constantemente estão distraídas com sua capacidade de concentração perturbada pelo excesso de atividade mental.
1 - Concordo com os comentários sobre a “chatice” e repetições excessivas no primeiro capítulo. Acho inclusive ele meio confuso já que fala sobre um assunto, passa para outro e depois volta a falar no mesmo assunto anterior. Fica confuso mesmo.
2 – Também não gosto de tralha para traduzir “stuff”. Coisas é melhor, mas às vezes fica confuso porque coisas em inglês também é “things”. O problema é que a língua inglesa tem muito mais palavras do que a portuguesa.
3 – Concordo plenamente com o livro que as listas de tarefas tradicionais não são nada eficazes. E também com tudo o que o David Allen fala sobre as “coisas” e a importância as transformarmos em projetos e ações, com resultados estabelecidos e claros.
Por exemplo, um dos itens de uma de minhas listas de tarefas seria “marcar dentista”. Só que eu atualmente não tenho um dentista e tenho que pedir recomendações a amigos e familiares (além do telefone, é claro) para só então poder marcar o tal dentista. Então o tal item “marcar dentista” acaba que nunca sai da lista. Aí é que entra a beleza do sistema GTD. Definir e esclarecer os projetos e as próximas ações. Então os itens na minha lista de tarefas deveriam ser: “ligar para fulano re: dentista”. “ligar para sicrano re: dentista”. E depois de ter as indicações é que eu poderia escolher em qual dentista ir para só então fazer a ligação e marcar minha hora.
Seguindo o raciocínio de David Allen, “marcar dentista” é uma coisa. E aí meu marido me pergunta: Marcou o dentista? E eu respondo: Não tive tempo.
Na verdade o que não fiz foi tirar essa coisa da minha cabeça, definir e esclarecer a coisa, pensar nas próximas ações para poder executá-las. Se tivesse feito isso, com certeza teria encontrado tempo para dar apenas alguns telefonemas e cumprir a tarefa.
4 – Também acho que pensar de baixo para cima é muito mais eficaz para se conseguir tomar controle da sua vida. Quando se está com a cabeça explodindo de coisas mundanas do dia-a dia, não faz o menor sentindo ficar pensando em valores e missão de vida e muito menos em termos de longo prazo. No estado em que eu me encontrava antes de começar a usar o GTD eu mal conseguia pensar na semana seguinte. Não que eu esteja um primor de usuária. Já saí dos trilhos novamente, mas nada que não possa consertar com uma boa coleta mental.
5 – Antes de reler este capítulo eu confundia o sentido da expressão “mente como água” com “mente vazia e relaxada” no sentido de ter tirado um peso da minha cabeça e poder relaxar. Não é exatamente isso. A mente como água, pelo que entendi agora, é um estado em que se está relaxado e concentrado e pronto para reagir e tomar decisões rápidas sobre qualquer problema que interrompa o que você está fazendo no momento e depois voltar a se focar no que estava fazendo antes. É não se desesperar quando a vendedora liga dizendo que a impressora fiscal da sua loja quebrou na sexta-feira à noite (quando não tem mais nenhum técnico disponível até segunda-feira). É manter a calma necessária para tentar resolver ou remediar este problema sem que ele atrapalhe todos os seus planos para o fim de semana.
terça-feira, 20 de novembro de 2007
GTD - Parte 2
O sistema está dividido em três etapas (ou modelos):
- Modelo de fluxo de trabalho
- Modelo de seis níveis de foco
- Modelo de planejamento natural
O primeiro modelo, que é a parte principal de toda a metodologia, é um método composto por cinco etapas para administrar o fluxo de trabalho (workflow), que é utilizado para ter controle sobre todas as tarefas, projetos e compromissos que você tenha ou queira fazer.
- Coletar
- Processar
- Organizar
- Revisar
- Fazer
Parece simples, e é. O problema é nos habituarmos a cumprir este fluxo de trabalho constantemente para que nada fique fora dele e, principalmente, que não deixemos de cumprir nenhuma das cinco etapas. É importante salientar que a qualidade desse fluxo de trabalho será tão boa quanto o elo mais fraco dessa corrente de cinco etapas. ou seja, é preciso que as cinco etapas estejam integradas e tenham a sua atenção igualmente. Caso contrário a corrente se quebra e seu fluxo de trabalho deixa de ser eficaz.
Outro ponto importante é manter separadas cada uma dessas fases de modo que não se confundam. O ideal é trabahar em cada uma delas separadamente. Para facilitar o entendimento, coloco aqui o modelo do fluxo de trabalho em inglês, que já dá uma boa idéia do modelo:
O método:
O segundo modelo refere-se à revisão de seu trabalho e definição de suas prioridades. David Allen sugere seis diferentes perspectivas para lhe ajudar a definir suas prioridades e faz uma analogia aeroespacial:
• 50,000+ pés: Metas de vida
• 40,000 pés: visão para três a cinco anos
• 30,000 pés: Metas para os próximos um a dois anos
• 20,000 pés: Áreas de responsabilidade (Família, lazer)
• 10,000 pés: Projetos atuais
• Pista de pouso: Ações atuais
Estes seis níveis de foco devem ser levados em consideração ao se fazer a revisão semanal e a perspectiva ganha ao utilizá-los deve guiar as suas prioridades, que por sua vez determinarão a prioridade de cada tarefa individual.
Os dois primeiros modelos devem ser suficientes na maior parte do tempo para se ganhar controle e perspectiva sobre a maioria das tarefas e projetos em andamento. Porém, em alguns casos, um maior planejamento é necessário. Assim temos o terceiro modelo, planejamento natural, que tem um foco mais vertical para as tarefas e projetos. O planejamento natural consiste de cinco estágios:
1. Definição do objetivo
2. Visualização do resultado
3. Brainstorming
4. Organização
5. Identificação das próximas ações
Primeiro deve-se estabelecer o porquê de se fazer o projeto ou a tarefa. A seguir deve-se imaginar que o projeto ou a tarefa já esteja completa. Qual o resultado desejado com aquela trefa ou projeto? Uma vez que se saiba o "porquê" e "o quê" se quer que aconteça, o mecanismo do "como"entra em ação. É a hora do brainstorming (ou chuva de idéias). É preciso capturar todas as idéias em papel. Uma forma muito interessante de se fazer o brainstorming é utilizando Mapas Mentais (Mind Maps). Mas isso e'assunto para outro post. Após o brainstorming é preciso organizar de forma lógica as idéias que apareceram. É preciso determinar quais coisas precisam acontecer para criar o resultado final, em que ordem elas devem ocorrer e quais os principais elementos para assegurar o sucesso do projeto.
Finalmente, o estágio final do planejamento natural refere-se às decisões necessárias para que o projeto siga seu curso. A pergunta principal nessa etapa é: Qual a próxima ação?
(continua...)
quinta-feira, 13 de setembro de 2007
GTD - Parte 1
Como não poderia deixar de ser, um dos primeiros posts desse blog teria que incluir o GTD.
Aqui no Brasil o método GTD ainda é bastante desconhecido, mas as coisas estão mudando. GTD é a abreviação de "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity
Mas o que faz esse GTD ser tão especial? Na verdade ele é um sistema organizacional que consiste numa série de etapas e hábitos que devem ser incorporados no dia a dia para que se possa ter uma vida mais produtiva e sem stress. Na verdade tudo o que o livro aborda são várias dicas de puro bom senso, mas que reunidos transformam-se numa metodologia bastante eficaz.
Basicamente, a metodologia consiste em colocar num sistema confiável (agenda, caderno, software) tudo o que temos na cabeça. Todos os nossos compromissos e pendências pessoais ou profissionais, todos os nossos projetos atuais e futuros, todos os nossos desejos, tudo, tudo mesmo! Com isso nossa mente se libera do esforço permanente para lembrar de tudo isso e podemos finalmente relaxar e conquistar o nirvana da falta de stress. E com a cabeça liberada desse esforço, podemos por fim ser muito mais criativos e produtivos ao resolver problemas e tomar decisões. A premissa principal do sistema é que nossa capacidade de ser produtivos é diretamente proporcional à nossa capacidade de relaxar. Só quando nossas mentes estão claras e nossos pensamentos organizados é que podemos atingir a produtividade sem estresse e liberar o nosso potencial criativo.
Ao contrário de outros especialistas em gerência do tempo, David Allen não dá ênfase à priorização das tarefas. Ao invés disso, ele prega a criação de listas de tarefas que são específicas a um contexto. Por exemplo a criação de uma lista de ligações telefônicas a se fazer ou de tarefas a serem feitas no computador. Ele também sugere que toda a nova tarefa que possa ser executada em menos de dois minutos deve ser realizada imediatamente ao invés de ser incluída numa lista.
A psicologia do GTD baseia-se em tornar fácil e divertido o arquivamento, busca e recuperação de todas as informações relacionadas às tarefas que você precisa fazer. Allen sugere que muitos dos bloqueios mentais que temos para realizar algumas atividades são causados por uma insuficiência de planejamento inicial. Por exemplo, para cada projeto é necessário estabelecer inicialmente o que se quer obter quando se terminar o projeto e quais ações específicas são necessárias para se atingir esse objetivo. De acordo com Allen é muito mais prático pensar em tudo isso antes de iniciar o projeto e gerar a lista de ações que serão necessárias para que mais tarde possamos executá-las sem maiores planejamentos.
quarta-feira, 12 de setembro de 2007
Exercício para a mente
Recebi esse email ontem e como não resisto a um bom probleminha, coloquei mãos à massa e resolvi na terceira tentativa.
Um ônibus tem 7 garotas dentro. Cada garota tem 7 mochilas. Dentro de cada mochila, tem 7 gatos grandes. Cada gato grande tem 7 gatos pequenos. Todos os gatos tem 4 pernas cada.
Pergunta:
Quantas pernas tem dentro do ônibus?
Obs: para este problema considere patas = pernas.
terça-feira, 11 de setembro de 2007
Pilhas recarregaveis
Hoje em dia as pilhas recarregáveis são uma realidade na vida de todos nós. Eu mesma tenho pelo menos umas 10 pilhas dessas. Uma dica simples do David Allen, que implementei desde o momento que a li, e tem funcionado maravilhosamene desde então, é a seguinte:
Coloque um elástico em volta das suas pilhas recarregadas. Desta forma você poderá diferenciar facilmente as pilhas carregadas e saberá quais precisam ser recarregadas. Chega de ter que testar todas as pilhas a cada vez que precisa de uma! E ainda tem a vantagem de não ser pego de surpresa com todas as pilhas descarregadas. Você sabe, a lei de Murphy sempre ataca nos piores momentos.
Etiquetas alinhadas
Recebi uma dica simples que apliquei imediatamente nas etiquetas das minhas pastas de arquivos: Colocar as etiquetas de todas as pastas suspensas de arquivo na mesma posição. A posição fica ao gosto do freguês. As minhas estão todas na direita, como na foto ao lado. É impressionante como essa pequena mudança facilitou a visualização das pastas. Especialmente se o seu arquivo é cheio como o meu e as etiquetas nem sempre ficam visíveis. Agora só preciso verificar o lado direito das pastas para encontrar a que procuro.
Ao invés de seus olhos ficarem vagando da direita para a esquerda, você olha em apenas uma direção. Quem quiser pode conferir o filminho da Smead. É em inglês, mas é fácil de entender pelas imagens.
Outra dica que eles dão é de se usar cores para separar as pastas em blocos e facilitar ainda mais a localização das pastas. Apesar de achar isso lindo, acredito que este tipo de uso de cores depende muito do tipo de organização dos arquivos. Isso, além do fato de que aqui no Brasil não encontramos tanta variedade de material para arquivamento de documentos. Nem mesmo as tão famosas "Manila Folders" dos americanos são facilmente encontradas por aqui. Mas já descobri que isso é uma questão cultural e que na Europa elas também são difíceis de serem encontradas.
Começando...
Sempre fui uma pessoa muito organizada, o que não quer dizer que minha casa seja um primor de arrumação. Para mim, organização e arrumação são duas coisas bem distintas. Consigo encontrar qualquer documento que precise, porém tenho que vasculhar algumas pilhas de papel e pastas até o encontrar. Nada se perde, porém só eu consigo encontrar alguma coisa na minha bagunça. Fico imaginando uma situação de emergência em que eu precise que alguém encontre documentos importantes e me dá um pânico!
Meu maior problema, portanto é a bagunça! Essa por mais que eu tente não consigo combater definitivamente. Dessa forma, estou sempre em busca de dicas para implementar no meu dia a dia que me ajudem a pelo menos melhorar esta minha deficiência.
Tenho também um outro problema sério: procrastinação. E como boa parte dos procrastinadores, também sou perfeccionista. Para quem não sabe, o perfeccionista prefere simplesmente não fazer um trabalho ou tarefa se não puder fazê-lo perfeitamente.
Bom, depois dessa apresentação, espero que os objetivos deste blog e minha meta estejam claros: combater a procrastinação, lidar de uma forma positiva com o meu perfeccionismo e poder finalmente controlar a minha bagunça e tornar-me realmente organizada. E isso tudo visando também um melhor aproveitamento do meu tempo e uma maior produtividade.
Espero que consiga trazer assuntos interessantes a todos.
