Participo há algum tempo de um grupo de discussão sobre o GTD (o link para o grupo está na lateral). O grupo resolveu recentemente reler o livro e discutir cada capítulo. Me animei e acabei fazendo um resumo do primeiro capítulo do livro e resolvi postar a mensaem aqui, para que não se perca. Espero que seja útil.
"Capítulo 1
Como era de se esperar, este capítulo é uma introdução ao método GTD. O objetivo do GTD é possibilitar que tenhamos um número enorme de coisas a fazer e mesmo assim conseguir trabalhar produtivamente, ter controle total sobre todos os nossos projetos e relaxar a mente sabendo que as nossas tarefas e projetos estão todos “capturados” em um sistema confiável e que pode ser consultado a qualquer momento. As técnicas utilizadas são fáceis de utilizar e de mero bom-senso, porém para muitos serão necessárias mudanças de hábitos de trabalho.
A seguir David descreve sucintamente o método em dois objetivos:
1- Capturar todas as coisas que precisam ser feitas sejam elas presentes ou futuras, grandes ou pequenas. Tudo, absolutamente tudo deve ser capturado em um sistema confiável e fora de sua mente.
2 – Habituar-se a tomar decisões rápidas sobre todas as tarefas e projetos que estão em sua vida, de modo a se ter sempre uma próxima ação que pode ser cumprida ou renegociada a qualquer momento.
David fala rapidamente uma coisa que eu não tinha prestado atenção da primeira vez que li o livro Ele diz que você pode usar o sistema integralmente no seu dia-a-dia ou apenas como um guia para entrar novamente nos trilhos quando precisar ter um maior controle sobre sua vida e seus projetos.
Depois vem a explicação do porquê os métodos tradicionais não funcionarem. David explica que as agendas não dão conta de tudo o que precisamos organizar (apenas uma parte) e que as “to do lists” (listas de tarefas) combinadas com simples códigos de prioridades são inadequadas para lidar com o volume enorme e diverso das suas coisas a fazer. E mais, que essas listas de tarefas e prioridades vão literalmente para o espaço quando aparece algum imprevisto.
A determinação das prioridades de cima para baixo, de acordo com os ensinamentos de Franklin-Covey, ou seja, determinar seus valores, gols, papéis, etc, também não fuciona de forma eficaz, sendo preferível trabalhar de baixo para cima, ou seja, primeiramente definir as tarefas mundanas do dia a dia, depois especificar e clarificar seus projetos e ir subindo nessa escala até chegar ao topo, que é sua missão de vida. Para isso Allen faz uma analogia aeroespacial da seguinte forma (obs: coloco aqui também alguns comentários que tirei dos CDs do DA – GTD Fast):
• Pista de decolagem – Tarefas e ações atuais, reuniões, compromissos, emails, etc. São suas tarefas do dia-a-dia.
• 10.000 pés de altura – Seus projetos atuais nos quais está trabalhando e que precisam de definições e esclarecimentos
• 20.000 pés de altura – Suas áreas de responsabilidade (aqui entram os papéis que você desempenha – pai, marido, filho, amigo, administrador, comerciante, vendedor etc.)
• 30.000 pés de altura – Metas para 1 a 2 anos – Onde você quer estar daqui a 1 ou 2 anos?
• 40.000 pés de altura – Metas para 3 a 5 anos a partir de agora. Esta é a vida que você quer levar? Qual sua visão da vida? O que você quer mudar?
• 50.000 pés de altura - Valores e missão de vida – Qual sua função na vida e como você está se saindo?
David dá algumas razões do porque essa aproximação de baixo para cima ser mais eficaz:
1 – Com toda a distração dos compromissos e tarefas do dia-a-dia fica difícil se concentrar nos níveis mais elevados.
2 – Se você está desorganizado agora provavelmente terá uma resistência grande de abraçar grandes projetos, especialmente que envolvam uma mudança de vida e que por sua vez causariam mais estresse.
3 – Quando os níveis mais altos são determinados e esclarecidos, nossos padrões de exigência ficam mais elevados e isso nos faz perceber a quantidade de mudanças que são necessárias em nossa vida, o que causa ainda mais estresse quando já temos milhares de outras coisas para fazer..
David diz que um sistema tem que levar em consideração não somente a visão macro de nossa vida, mas também todos os pequenos detalhes e tarefas. O sistema tem que ser capaz de administrar todo o tipo de prioridades e controlar tudo o que precisamos fazer diariamente.
Uma coisa que achei interessante é quando ele diz que o sistema tem que tornar fácil poder fazer as coisas que são necessárias e que tem ser capaz de economizar mais tempo e esforço do que o tempo necessário para mantê-lo. Acho que essa é uma dificuldade grande dos iniciantes, que perdem muito mais tempo acertando o sistema do que efetivamente fazendo as coisas que tem que fazer.
Agora chega a parte que eu mais gosto: A Mente como Água! Esse é o meu objetivo atual na vida. O estado de mente como água não quer dizer uma mente vazia ou descansada. Quer dizer que sua mente estará pronta a reagir a qualquer estímulo e a reação será extamente proporcional ao estímulo e seu controle será total sobre o estímulo e sua reação. Se sua mente está como água você está num estado de focar apenas no estímulo e sua solução e de concentrar no problema em questão e assim que ele for resolvido voltar ao problema anterior ou se concentrar na próxima tarefa a fazer. Isso quer dizer que quando se é interrompido por um telefonema com um problema, por exemplo, nossa mente é capaz de reagir na medida exata do problema (nem mais nem menos) e se concentrar em resolver o problema para poder voltar ao que se estava fazendo antes.
O capítulo passa a tratar agora dos compromissos que assumimos conosco mesmos e da maneira como gerenciamos esses compromissos. David diz que cada compromisso que assumimos seja ele grande ou pequeno, vai ocupar uma parte de nossa mente, mesmo que subconscientemente. Esses compromissos são os “open loops” ou pendências (prefiro esse termo ao utilizado no livro traduzido para o Português), que são aquelas coisas que ficam na sua cabeça e volta e meia você se lembra delas, geralmente quando você não pode fazer nada a respeito. As suas pendência podem incluir grandes projetos (construir uma casa) ou pequenas coisas do dia-a-dia (comprar pão). Tudo é pendência igualmente.
Para poder lidar com as milhares de pendências que todos temos, é preciso primeiro identificar e coletar todas essas pendências, tirando-as de sua cabeça, e depois planejar como se livrar delas.
Você precisa adquirir os três hábitos a seguir para conseguir administrar eficientemente todos os seus compromissos:
1 – Se algo está na sua cabeça, sua mente não está limpa. Tudo o que você considerar inacabado ou pendente de alguma forma deve ser capturado em um sistema confiável fora de sua cabeça.
2 – É preciso definir exatamente qual é seu compromisso e decidir o que você precisa fazer para cumpri-lo.
3 – Após decidir quais ações são necessárias para cumprir o compromisso é preciso ter lembretes organizados em um sistema que seja revisado frequentemente.
David explica que não somos ensinados que devemos pensar no nosso trabalho antes de fazê-lo, mas que pensar e visualizar os resultados é uma das melhores formas de realizar nossos desejos.
Porque as coisas ficam na nossa cabeça? Geralmente porque queremos que essa coisa seja diferente do que é e não nos demos ao trabalho de esclarecer exatamente o resultado que queremos e também não decidimos qual é a próxima ação física necessária para atingir o resultado final e não temos lembretes sobre o resultado final ou da ação necessária em um sistema confiável. Até que isso seja feito, você continuará a se lembrar dessa coisa durante as mais diversas horas do dia e geralmente numa hora em que você não pode fazer nada a respeito.
Quando você coloca as coisas já decididas num sistema confiável e com lembretes, você automaticamente apaga essas coisas da sua cabeça e ela pode ficar livre para pensar em coisas mais produtivas. Enquanto houver alguma pendência em sua cabeça, sua mente trabalhará sem parar até que a pendência seja resolvida ou colocada no sistema confiável. Nossa mente não é inteligente, ou seja, ela insiste em mandar lembretes sobre pendências em horas impróprias, quand nada pode ser feito. O que precisamos é ser lembrados das coisas quando podemos fazer alguma coisa sobre elas. É um desperdício de energia ficar lembrando de coisas fora de contexto.
David passa agora a tratar das “coisas” ou “tralhas” (stuff no original). A definição que ele dá para “coisas” é: tudo o que você permite que entre no seu mundo (psicológico ou físico) e que não pertence onde está, mas sobre a qual você não tomou ainda nenhuma decisão sobre o resultado final e sobre a próxima ação. Enquanto a “coisa” é uma “coisa” ela não é controlável. A maioria das listas de tarefas são listas de “coisas” e não listas de tarefas que precisam ser feitas. Essas listas são apenas lembretes parciais de um monte de coisas não resolvidas, mas que não foram transformadas em “resultados” e “ações”.
O segredo para conseguir administrar suas “coisas” é administrar suas “ações”, ou seja, tomar decisões sobre o que fazer em seguida a qualquer hora do dia.
Você não pode fazer um projeto. Você só pode fazer ações relacionadas a um projeto. Enquanto você não esclarecer e definir os projetos e quais as próximas ações necessárias para tocá-los adiante, você se sentirá estressado sabendo que tem um monte de coisas para fazer, mas ainda sem saber exatamente o quê. O nosso maior problema não é falta de tempo para tocar os projetos, mas falta de definições sobre eles.
David Allen explica que se deve manter controle dos compromissos horizontal e verticalmente. O controle horizontal serve para manter uma coerência entre todas as atividades em que está envolvido (trabalho, casa, etc). Para isso você precisa ter um sistema que possa controlar todas essas atividades, fornecendo as informações necessarias e permitindo que você mude seu foco de uma atividade para outra rápida e facilmente.
O controle vertical, por outro lado, é a administração de itens e projetos individuais. É o chamado “planejamento de projetos”. É focar em uma única situação ou pessoa ou problema e pensar em todas as idéias, detalhes, prioridades, sequência de ações que são necessárias para levar adiante o projeto.
Para finalizar o capítulo, David Allen enfatiza mais uma vez a importância de tirar tudo da sua cabeça. Para isso é preciso capturar 100% de todas as “coisas” em locais apropriados e não na cabeça. E isso se aplica a tudo, sejam coisas grandes ou pequenas, pessoais ou profissionais, urgentes ou não.
David Allen faz uma analogia da memória de curto prazo de nossa mente à memória RAM dos computadores. Como a RAM, esse espaço na nossa mente é limitado e não é capaz de guardar um monte de “coisas” e ainda sobrar espaço para seu cérebro fucionar num nível elevado de pensamento. A maioria das pessoas fica com a mente explodindo de coisas e constantemente estão distraídas com sua capacidade de concentração perturbada pelo excesso de atividade mental.
Comentários
1 - Concordo com os comentários sobre a “chatice” e repetições excessivas no primeiro capítulo. Acho inclusive ele meio confuso já que fala sobre um assunto, passa para outro e depois volta a falar no mesmo assunto anterior. Fica confuso mesmo.
2 – Também não gosto de tralha para traduzir “stuff”. Coisas é melhor, mas às vezes fica confuso porque coisas em inglês também é “things”. O problema é que a língua inglesa tem muito mais palavras do que a portuguesa.
3 – Concordo plenamente com o livro que as listas de tarefas tradicionais não são nada eficazes. E também com tudo o que o David Allen fala sobre as “coisas” e a importância as transformarmos em projetos e ações, com resultados estabelecidos e claros.
Por exemplo, um dos itens de uma de minhas listas de tarefas seria “marcar dentista”. Só que eu atualmente não tenho um dentista e tenho que pedir recomendações a amigos e familiares (além do telefone, é claro) para só então poder marcar o tal dentista. Então o tal item “marcar dentista” acaba que nunca sai da lista. Aí é que entra a beleza do sistema GTD. Definir e esclarecer os projetos e as próximas ações. Então os itens na minha lista de tarefas deveriam ser: “ligar para fulano re: dentista”. “ligar para sicrano re: dentista”. E depois de ter as indicações é que eu poderia escolher em qual dentista ir para só então fazer a ligação e marcar minha hora.
Seguindo o raciocínio de David Allen, “marcar dentista” é uma coisa. E aí meu marido me pergunta: Marcou o dentista? E eu respondo: Não tive tempo.
Na verdade o que não fiz foi tirar essa coisa da minha cabeça, definir e esclarecer a coisa, pensar nas próximas ações para poder executá-las. Se tivesse feito isso, com certeza teria encontrado tempo para dar apenas alguns telefonemas e cumprir a tarefa.
4 – Também acho que pensar de baixo para cima é muito mais eficaz para se conseguir tomar controle da sua vida. Quando se está com a cabeça explodindo de coisas mundanas do dia-a dia, não faz o menor sentindo ficar pensando em valores e missão de vida e muito menos em termos de longo prazo. No estado em que eu me encontrava antes de começar a usar o GTD eu mal conseguia pensar na semana seguinte. Não que eu esteja um primor de usuária. Já saí dos trilhos novamente, mas nada que não possa consertar com uma boa coleta mental.
5 – Antes de reler este capítulo eu confundia o sentido da expressão “mente como água” com “mente vazia e relaxada” no sentido de ter tirado um peso da minha cabeça e poder relaxar. Não é exatamente isso. A mente como água, pelo que entendi agora, é um estado em que se está relaxado e concentrado e pronto para reagir e tomar decisões rápidas sobre qualquer problema que interrompa o que você está fazendo no momento e depois voltar a se focar no que estava fazendo antes. É não se desesperar quando a vendedora liga dizendo que a impressora fiscal da sua loja quebrou na sexta-feira à noite (quando não tem mais nenhum técnico disponível até segunda-feira). É manter a calma necessária para tentar resolver ou remediar este problema sem que ele atrapalhe todos os seus planos para o fim de semana.
", o nome de um livro muito popular (bestseller) nos Estados Unidos. Foi escrito por 
